Das Umsatzsteuergesetz enthält eine Vielzahl an Vorgaben und Regelungen, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und wie sie auszusehen hat: die Pflichtangaben in Rechnungen. Vor allem für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers haben diese Regelungen eine hohe Bedeutung. So wird unter anderem ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Angaben in Rechnungen vollständig und richtig sein müssen, um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen. Entsprechend hat der Rechnungsempfänger die Pflicht, die erhaltenen Rechnungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen.

Im Folgenden werden wir diese im Einzelnen erklären:

Anforderungen an die Eingangsrechnung

Leistungen, die von einem Unternehmer oder einer juristischen Person für einen Unternehmer oder eine juristische Person erbracht werden, müssen innerhalb von 6 Monaten in Rechnung gestellt werden. Die Rechnungsstellungspflicht wurde am 01. August 2004 durch das Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit eingeführt. Davon ausgenommen sind Leistungen von Unternehmen im Zusammenhang mit einem Grundstück, wie zum Beispiel Bauarbeiten, Gartenarbeiten und Instandhaltungsarbeiten. Wird die Frist nicht eingehalten, droht eine Geldbuße bis 5.000 €.

Pflichtangaben auf Rechnungen gem. § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
  • Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
  • Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts

Einzelheiten zu einigen Pflichtangaben auf Rechnungen:

Name und Anschrift von Leistungserbringer und Leistungsempfänger

Es genügt, wenn sich durch die Angaben auf der Rechnung der Name und die Anschrift von Leistungserbringer und Leistungsempfänger eindeutig feststellen lassen. Entsprechend ist es ausreichend, wenn zum Beispiel statt der Anschrift des Leistungsempfängers dessen Postfach oder Großkundenadresse angegeben wird. Eine Adressierung durch den Zusatz „c/o“ ist jedoch nicht ausreichend, da dadurch die Rechnung an einen Dritten adressiert ist. Die Angabe „c/o“ würde nur dann genügen, wenn der Leistungsempfänger unter der angegebenen Anschrift eine Zweigniederlassung, Betriebsstätte oder Betriebsteil unterhält.

Steuernummer und Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.)

Auf der Rechnung des Leistungserbringers ist die Steuernummer anzugeben, alternativ kann auch die USt-IdNr. angegeben werden. Die USt-IdNr. Wird auf Antrag vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt.

Hinweis: Die Angabe der USt-IdNr. ist auch für das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren erforderlich.

Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die erhaltenen Rechnungen auf Richtigkeit zu prüfen. Sollte die Steuernummer oder die inländische USt-IdNr. nicht korrekt sein, erlischt dadurch die Berechtigung des Vorsteuerabzugs nicht, sofern nicht erkennbar ist, dass die Angaben falsch sind.

Rechnungsnummer: Fortlaufende Nummer oder mehrere, eindeutige Zahlenreihen

Die Rechnungsnummer ist vom Rechnungssteller zu vergeben und muss pro Rechnung einmalig sein. Auf diese Weise soll sichergestellt werden, dass auch die Rechnung einmalig ist. Die Rechnungsnummer darf beliebig zusammengesetzt werden: es sind zeitliche, geografische und organisatorische Angaben zulässig. So kann beispielsweise jede Filiale ihren eigenen Rechnungskreis erhalten. Auch eine Kombination aus Ziffern und Buchstaben ist möglich. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist laut Abschnitt 14.05 Abs. 10 UStAE nicht zwingend erforderlich.

Hinweis: Der Vorsteuerabzug bleibt erhalten, wenn die Rechnungsnummer nicht richtig sind und der Rechnungsempfänger dies nicht erkennen konnte.

Bezeichnung von Rechnungspositionen, Art und Umfang der Leistung

Die in Rechnung gestellten Leistungen müssten eindeutig und leicht nachprüfbar angegeben werden. Handelsübliche Bezeichnungen wie „Büromöbel“, „Schnittblumen“ oder „Softwareentwicklung“ sind zulässig. Allgemeine Bezeichnungen wie zum Beispiel „Geschenkartikel“ reichen nicht aus. Gleiches gilt auch für Beratungsleistungen.

Pro erbrachter Leistungsart sollte eine Rechnungsposition angegeben werden, welche eine Angabe über die Menge der Leistung beinhaltet.

Lieferdatum bzw. Leistungsdatum oder -zeitraum

Die Angabe des Kalendermonats ist nach § 31 Abs. 4 UStDV ausreichend. Je nach Voraussetzung genügt auch statt einer ausdrücklichen Angabe des Liefer- oder Leistungszeitpunkts ein Verweis auf den Lieferschein, sofern dieser entsprechende Angaben enthält. Die Angabe des Lieferscheindatums ohne den Hinweis, dass das Lieferscheindatum dem Leistungsdatum entspricht, reicht jedoch nicht aus.

Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt

Im Falle von Vereinbarungen, welche eine Minderung des Entgelts zur Folge haben, wie zum Beispiel Boni, Skonti oder Rabatte, bei denen zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung die Höhe der Minderung des Entgelts noch nicht feststellt, ist auf der Rechnung die entsprechende Vereinbarung zu vermerken. Beispiel:

Skonto

Wurde eine Skontovereinbarung getroffen, so genügt eine Angabe wie zum Beispiel

„2% Skonto bei Zahlung bis 01.01.2020“

Die Angaben müssen eindeutig sein und sich leicht nachprüfen lassen.

Alle Pflichtangaben in Rechnungen

Dieser Artikel beschränkt sich auf die wichtigsten Pflichtangaben in Rechnungen. Eine detailliertere Ausführung finden Sie auf haufe.de.

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